Em um mercado cada vez mais competitivo, tomar decisões baseadas em dados deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade que garante assertividade e agilidade. A cultura data-driven coloca as informações no centro da gestão, permitindo que as escolhas sejam guiadas por informações concretas.

Para garantir um lugar no mercado e manter a competitividade, as cooperativas precisam agir com base em dados. Ao adotar a prática, podem reduzir custos, gerar receita, identificar oportunidades e tomar decisões com mais rapidez.

É nesse contexto que entram os sistemas de gestão. Eles reúnem, estruturam e conectam diversas informações de toda a cooperativa em uma única plataforma e em tempo real. Entenda mais sobre os sistemas de gestão, como funcionam e quais as opções disponíveis no mercado!

Sistema de gestão: o que é?

O sistema de gestão é um software capaz de gerenciar e organizar a operação administrativa da sua cooperativa, independentemente do porte. A tecnologia automatiza tarefas, criando atalhos para os processos serem realizados com mais agilidade e segurança.

A implementação traz diversas vantagens e benefícios à cooperativa e aos colaboradores. É possível observar melhora no atendimento ao cliente, manter as informações e dados centralizados e atualizados em tempo real, aumentar a produtividade e diminuir as falhas.

Com uma gestão mais estratégica e focada em melhorar os resultados da cooperativa de maneira organizada, o processo de tomada de decisão torna-se mais fácil e assertivo. Então, vamos entender mais sobre os tipos de sistema de gestão e escolher o melhor software para sua cooperativa?

Tipos de sistema de gestão

Atualmente, existem diversos sistemas de gestão, desenvolvidos para acomodar as diferentes necessidades de cada organização. Os mais comuns e utilizados são: o ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), e BPM (Business Process Management).

O ERP foca em automatizar processos internos, enquanto o CRM coloca o cliente no centro, com o objetivo de construir e manter relacionamentos duradouros. Já o BPM engloba diversos softwares e visa a otimização contínua de todos os processos da cooperativa.

Como escolher o melhor sistema de gestão

Para escolher o sistema de gestão ideal se atente às necessidades da cooperativa. Em um primeiro momento, elenque e analise as dores e os objetivos da organização, identificando as áreas que necessitam de melhorias e o que a organização carece para progredir.

Com as prioridades definidas, é hora de olhar para os inúmeros sistemas de gestão disponíveis. A escolha deve ser feita com base na facilidade do uso pelos colaboradores, a possibilidade de customização e a integração com outros sistemas já existentes.

Não esqueça de considerar a parte financeira e técnica ao selecionar o sistema que mais se adequa às necessidades da cooperativa e dos colaboradores. Faça uma avaliação detalhada do custo-benefício comparando as vantagens oferecidas com o investimento na ferramenta.

Se atente também à disponibilidade de suporte técnico de qualidade para auxiliar e resolver problemas com rapidez e facilidade, sem afetar o trabalho dos colaboradores. Junto ao auxílio externo, o sistema de gestão deve oferecer atualizações regulares que garantem segurança e novas funcionalidades.

Com uma ideia de como escolher o melhor sistema de gestão para as dores e desejos da sua cooperativa, vamos conhecer mais sobre os sistemas ERP e CRM!

Sistema de gestão ERP

O sistema de gestão ERP tem o objetivo de melhorar os processos internos da cooperativa, além de integrar diferentes setores. O software centraliza todas as informações e as disponibiliza com facilidade, tornando o fluxo de dados mais ágil e com menos duplicidade.

Além de melhorar o gerenciamento de informações de todos os setores, o sistema de gestão ERP também fornece uma visão ampla e realista do que está acontecendo na cooperativa, auxiliando na tomada de decisões.

Como funciona

O sistema ERP salva todos os dados da cooperativa, compartilhando-os entre os setores. A ideia é conectar informações, sem a necessidade de repeti-las. Por exemplo, no momento que uma venda é realizada o setor a computa no sistema, atualizando as informações do estoque.

Com informações disponíveis e atualizadas em tempo real, o time de materiais pode consultar a necessidade de adquirir mais matéria-prima e iniciar a fabricação do produto. Esse processo também funciona com outras combinações de setores, como marketing e financeiro.

Para isso acontecer, o sistema de gestão ERP conta com diversos módulos, que podem fazer parte do software padrão, ou serem adicionados conforme necessidade. Os principais módulos são: estoque, faturamento, financeiro, fiscal, produção, compras, gerenciamento de projetos e RH.

Vantagens

A adoção desse sistema traz inúmeros benefícios para quem busca eficiência e organização nos processos. Ao centralizar os dados em um software único atualizado em tempo real, é possível integrar áreas e times, eliminando barreiras na comunicação, reduzindo retrabalhos e garantindo o acesso de todos os colaboradores.

Além de agilizar o fluxo de trabalho, o sistema ERP automatiza tarefas manuais, contribuindo para a otimização de recursos, e a diminuição de erros operacionais. Com informações atualizadas, os líderes também conseguem tomar decisões assertivas mais rapidamente, acompanhando as mudanças do mercado.

Sistema de gestão CRM

O sistema de gestão CRM foca na jornada do cliente durante o ciclo de venda, desde a primeira interação até o pós-venda. Ao invés do time de vendas adicionar dados de clientes e possíveis leads em planilhas ou blocos de anotação isolados, todas as informações ficam concentradas em uma plataforma disponível a todos.

Além de reunir contatos de assinantes de newsletter, clientes, cooperados, colaboradores e possíveis leads, o sistema auxilia na automatização de processos. Atividades como primeiro contato e follow-up podem ser automatizadas, deixando os profissionais com tarefas mais importantes.

Vantagens

Com um bom sistema CRM implementado, observa-se uma melhoria na comunicação com os clientes, já que os atendimentos são mais rápidos e personalizados. Isso acontece, pois o colaborador consegue acessar o histórico de interações e entende melhor as necessidades e dores de cada um.

O CRM é capaz de identificar oportunidades de negócio com precisão, acompanhando os leads desde o primeiro contato até o pós-venda. Essa operação garante que a experiência de cada cliente seja única, além de reconhecer os consumidores mais promissores e criar ações direcionadas.

Diante de tantas funcionalidades focadas na jornada de venda, o sistema de gestão CRM auxilia os gestores na tomada de decisões estratégicas, planejamento de ações de marketing, além de aumentar as taxas de conversão e outras métricas.

Diferenças entre ERP e CRM

Embora ambos sejam ferramentas essenciais para o desenvolvimento do seu negócio, o sistema ERP e o CRM têm objetivos distintos. O ERP está voltado para a gestão interna da cooperativa, englobando diversos setores, desde o RH até o estoque de produtos, e oferecendo uma visão completa e ampla da organização.

Já o CRM foca no relacionamento com clientes e cooperados, buscando melhorar a experiência, aumentar a receita e impulsionar a retenção e a fidelização. E além de ser um sistema de gestão, o CRM também é uma estratégia, ou seja, um plano de ação repleto de processos e práticas que visam a construção de um bom relacionamento com os clientes.

6 motivos para implementar um sistema de gestão na sua cooperativa

Ter um sistema de gestão é um passo essencial para fomentar a organização e a estrutura da cooperativa e manter a competitividade. Com a tecnologia certa para suas necessidades, é possível agilizar processos, integrar setores, reduzir falhas e ter acesso aos dados da organização em tempo real.

Ainda não está convencido? Então confira seis razões para investir em um sistema de gestão:

1. Centralizar informações

Um dos maiores e melhores benefícios de qualquer sistema de gestão é sua capacidade de centralizar dados. Ter as informações da cooperativa em uma única plataforma é essencial para reduzir ruídos na comunicação entre os setores, além de evitar repetição de dados.

Centralizar as informações da cooperativa também é ótimo para manter todas as áreas atualizadas do que está acontecendo, já que é possível ter acesso a qualquer mudança em tempo real. Com isso, o trabalho ganha fluidez e as decisões são tomadas com mais agilidade e assertividade.

2. Redução de erros

Com a implementação de sistemas de gestão, inúmeras tarefas manuais e planilhas são substituídas por processos automatizados. Dessa maneira, há menos falhas humanas e inconsistências nas informações adicionadas.

Além de automatizar a inserção e alteração de dados, os sistemas de gestão padronizam o processo, aumentando a confiabilidade e trazendo mais segurança para as operações.

3. Diminuição dos custos

Ao monitorar com precisão os recursos e materiais, o sistema de gestão identifica desperdícios e gargalos que, por vezes, podem passar despercebidos. Ao corrigir essas falhas, a cooperativa reduz retrabalhos e evita gastos desnecessários.

A integração de setores também auxilia na diminuição de custos ao facilitar o planejamento do orçamento. Essa visão ampla e detalhada de todas as operações da organização contribui para a saúde financeira da coop, abrindo espaço para investimentos rentáveis e estratégicos.

4. Otimização de processos

A automatização de tarefas contribui para a otimização de processos da cooperativa, acelerando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo gasto com atividades burocráticas. Além disso, ao padronizar as demandas, o sistema de gestão torna o dia a dia dos colaboradores mais organizado, diminuindo atrasos.

Com essas mudanças, a cooperativa consegue entregar resultados com mais agilidade e qualidade. Além disso, os trabalhadores aumentam sua produtividade e conseguem aproveitar melhor suas habilidades.

5. Redução de burocracia

Digitalizar informações e integrar dados entre setores também auxiliam a cooperativa na eliminação de etapas lentas e burocráticas. Com as informações em um só lugar, fica fácil consultar dados e agilizar tarefas administrativas.

A redução da burocracia é essencial para melhorar o trabalho e evitar que os colaboradores percam muito tempo em processos burocráticos demorados. Essa mudança cria um ambiente mais leve e eficiente, além de melhorar a experiência dos trabalhadores.

6. Tomar decisões baseadas em dados e com agilidade

Informações atualizadas em tempo real, relatórios e planilhas organizadas e padronizadas, e indicadores precisos são essenciais para tornar a tomada de decisões mais rápida e assertiva. Diante das mudanças rápidas do mercado, essa vantagem é essencial para a cooperativa se manter relevante e competitiva.

Além disso, com dados exatos e acessíveis para toda a coop, os líderes definem prioridades, alinham estratégias e antecipam riscos. Isso transforma a tomada de decisão em um processo colaborativo que fortalece a gestão da cooperativa e o sentimento de parceria da equipe.

Conclusão

A adoção do sistema de gestão, seja ERP, CRM ou BPM, representa um passo fundamental para as cooperativas crescerem e se manterem competitivas diante das mudanças do mercado. Esses sistemas, além de organizar e automatizar os processos da organização, fomentam uma cultura baseada em dados.

Mas sabemos que reunir, analisar e interpretar dados não é uma tarefa fácil. Para iniciar a sua jornada no mundo data-driven, confira o curso de Desk Research do CapacitaCoop. A formação contém três módulos que abordam a parte teórica e prática da pesquisa.