A gestão financeira é um aspecto fundamental para a saúde e a sustentabilidade de qualquer cooperativa. No entanto, muitos gestores enfrentam desafios que podem comprometer a eficiência e a viabilidade econômica de suas operações. Identificar e evitar os erros mais comuns na administração financeira é crucial para garantir o crescimento da cooperativa.

Neste texto, abordaremos os principais erros que podem surgir na gestão financeira e apresentaremos estratégias práticas para superá-los. Com uma abordagem proativa, as cooperativas podem não apenas melhorar sua performance financeira, como também fortalecer o compromisso com seus membros e a comunidade em que estão inseridas.

Afinal, por que a gestão financeira é necessária?

Gestão financeira é um conjunto de métodos e ações que permitem que uma cooperativa controle, analise e planeje suas finanças. Pensando em crescer no crescimento no mercado e no desenvolvimento saudável da organização.

O gerenciamento de finanças fornece as práticas e recursos necessários para que os profissionais da área consigam determinar o melhor caminho a ser seguido pela cooperativa. Assim, é possível manter os gastos e investimentos da organização equilibrados, garantindo estabilidade aos clientes e cooperados.

Os quatro pilares do processo organizacional financeiro

A gestão financeira está totalmente relacionada à longevidade e à saúde de uma organização. De acordo com o Sebrae, 50% das micro e pequenas empresas vão à falência nos seus quatro primeiros anos de existência. Parte disso está relacionado à incapacidade de manter um equilíbrio financeiro. Por isso, existem quatro pilares que podem ajudar na organização de finanças.

1. Planejar

O planejamento financeiro deve incluir metas de faturamento, levando em conta fatores como a situação financeira atual da cooperativa, a identificação de oportunidades e o poder de investimento e otimização de recursos.

No planejamento financeiro, as cooperativas encontram a melhor maneira de alcançar seus objetivos, assim como traçam alternativas para salários adversos. Até porque ter reservas e um plano de ação para momentos de crise é decisivo para a sobrevivência de uma organização.

2. Controlar

O controle financeiro diz respeito à verificação da execução dos processos. Ao controlar adequadamente as operações, as práticas e os resultados das ações se tornam mais claras. Isso é importante porque, caso haja algum erro em meio aos procedimentos, fica mais fácil identificá-lo e corrigi-lo, evitando falhas e retrabalhos.

3. Analisar

Uma boa gestão de finanças precisa contar com a ajuda de boas práticas analíticas para se tornar eficiente. Essas ações complementam o plano financeiro, tornando-o mais amplo e eficiente. A análise de dados, por exemplo, auxilia na melhora da avaliação de processos e resultados, buscando oportunidades para otimizar as entregas.

4. Investir

Na gestão financeira, os investimentos devem ser encarados como uma visão estratégica, que leva em conta a compra de ativos, contratações, aquisições, entre outras operações. O importante é ter controle do quanto se investe e de seus retornos, que são mensuráveis e devem ser acompanhados.

Importância da gestão financeira

Quando uma gestão financeira é bem feita, ela é essencial para que as organizações possam crescer e se desenvolver. Ou seja, trata-se de inteligência estratégia corporativa. Até porque uma cooperativa financeiramente saudável precisa saber quando, onde e quanto utilizar de seus recursos em cada operação.

Independente do nicho do negócio, todas as cooperativas são ecossistemas produtivos. Por isso, administrar o caixa da organização, não extrapolando nos gastos e analisando de forma profunda os investimentos é o que faz a gestão financeira tão importante.

Consequências de uma má gestão financeira

Pensando que a gestão financeira lida diretamente com o caixa das cooperativas, é importante que cada decisão tomada seja pensada com cuidado – até porque um erro pode ser fatal para a organização. Por isso, coops mal geridas financeiramente correm grandes riscos de prejuízo.

Apesar da má administração financeira poder ser fatal para as cooperativas, essa é apenas uma das últimas consequências. Em curto prazo, a gestão deficiente das finanças pode impedir o desenvolvimento e a produtividade da organização, até que, com o passar do tempo, ela vá à falência.

Erros comuns na gestão financeira

Alguns erros são comuns quando o assunto é gestão financeira. Por mais que sejam corriqueiros, é preciso se atentar a esses equívocos porque eles podem causar impactos negativos na cooperativa.

Falta de planejamento financeiro

O planejamento financeiro é essencial para se ter controle da produtividade e da arrecadação da cooperativa. Apenas com um plano estruturado é possível comparar o estimado com o realizado de fato pela empresa.

Tentar realizar uma boa gestão financeira sem um planejamento é a mesma coisa que sair para navegar sem um mapa. Com o tempo e com o aumento de demandas, as cooperativas acabam se perdendo e deixando de lado metas e objetivos importantes para sua saúde e desenvolvimento. E o plano de ações ajuda nesse momento, permitindo que as coops se organizem.

Não monitorar fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes da gestão financeira. Por meio dele, é possível ter uma visão do presente e do futuro da cooperativa, para se ter noção da disponibilidade de caixa ou da liquidez da organização. Portanto, é essencial monitorar o fluxo de caixa, a partir do registro de cada gasto e recebimento da coop.

Esse controle permite que as organizações prevejam situações importantes e evitem crises, como o momento de reduzir despesas sem afetar as sobras, planejar investimentos, traçar o estoque e elaborar estratégias para atingir certos objetivos.

Falta de controle de estoque

O estoque de produtos da cooperativa deve sempre estar alinhado e atualizado de acordo com o volume de vendas. Assim, é possível evitar o desperdício de dinheiro com compras de estoque ou de matéria-prima, ou a perda de produtos que podem se tornar obsoletos.

Um bom controle de estoque também permite a economia com custos de armazenagem desnecessária e dá maior liberdade para o momento da compra dos produtos. Assim, é possível esperar pelo momento de promoções ou se programar para comprar quando a cooperativa tiver recebido algum pagamento.

Errar na precificação

O principal objetivo de se realizar uma boa precificação é garantir uma operação lucrativa. Porém, isso também depende do posicionamento de mercado do seu produto ou serviço. O preço deve levar em conta o custo de mão de obra, matéria-prima e a margem de sobras. No entanto, muitas coisas influenciam nessa variável. Por exemplo, se a sua cooperativa utiliza uma matéria-prima de primeira linha, o preço final será afetado.

Por isso, basear sua precificação no valor cobrado pelos concorrentes não é a melhor solução. Cada processo de produção e cooperativa tem suas peculiaridades, que devem ser analisadas para evitar o risco de perder uma margem financeira.

Não conhecer a rentabilidade operacional da cooperativa

Apesar de conhecerem o fluxo de caixa, muitos gestores não sabem se a organização está tendo lucro ou prejuízo. A gestão e o planejamento financeiro se tornam muito mais eficientes quando se entende o rendimento operacional da cooperativa, ou seja, o quanto ela arrecadou, quais investimentos foram feitos e onde foram alocados os recursos.

Não investir em automação

Concentrar todas as informações da gestão financeira no papel ou em planilhas separadas é uma solução trabalhosa, que dificulta a administração. Com a ascensão das automações, já existem tecnologias que podem ajudar nesse quesito.

Investir em softwares garante que os dados coletados conversem entre si, permitindo uma visão panorâmica das finanças da cooperativa. Além disso, essas ferramentas permitem automatizar alguns processos, tornando o gerenciamento mais fácil.

Não investir em treinamentos sobre gestão financeira

O investimento em treinamentos sobre gestão de finanças é muitas vezes subestimado pelas cooperativas. Porém, cursos e workshops sobre administração financeira ajudam a instruir os colaboradores, os deixando mais conscientes e preparados para lidar com um assunto tão delicado quanto as finanças de uma organização.

O CapacitaCoop possui um curso gratuito sobre gestão financeira, voltado para profissionais interessados no assunto. Com ele, você pode aprender a liderar equipes e a tomar decisões baseadas em dados, organização e estratégia, visando o melhor aproveitamento financeiro das cooperativas.

Como evitar alguns erros da gestão financeira

Apesar de alguns erros de gestão financeira serem bem comuns, é possível contorná-los. Algumas estratégias, aliadas a organização e disciplina, podem mudar a relação das cooperativas com suas finanças e impulsionar seu desenvolvimento.

Fique atento aos gastos desnecessários

Muitas vezes parte dos gastos que as organizações têm são desnecessários. Mudanças para lugares maiores do que a cooperativa precisa ou contratação de funcionários além da demanda são exemplos de equívocos comuns cometidos e que geram despesas a mais.

Por isso, ficar atento às necessidades da coop e ter controle do fluxo de caixa é essencial para manter os gastos condizentes com o essencial.

Saiba a diferença entre sobras e faturamento

Nem tudo que as cooperativas produzem é sobra. Apesar de muito confundidos, é importante saber a diferença entre a sobra e o faturamento para que seja possível mensurar ganhos e prejuízos, analisar resultados e projetar o crescimento da cooperativa.

O faturamento é tudo o que a cooperativa arrecada em um período de tempo e é a partir dele que o governo calcula quanto a organização deve pagar referente a impostos. Já as sobras podem ser divididas em duas partes:

  • Bruto: representa o faturamento menos os custos
  • Sobras líquidas: o que sobra após descontar as despesas das sobras brutas

Faça uma análise de resultados periódica

Em meio a uma rotina movimentada, muitos gestores deixam de lado a análise periódica dos negócios. Essa avaliação vai além do controle de entradas e saídas de finanças. De tempos em tempos, vale a pena reservar um tempo para analisar a fundo a movimentação do caixa da organização, erros que ocorreram e estratégias que podem ser melhoradas.

Acompanhe diariamente seu fluxo de caixa

Por mais que pareça uma atividade óbvia, muitas vezes o acompanhamento diário do fluxo de caixa passa batido. Para evitar complicações, é essencial que se tenha uma visão completa das finanças da cooperativa.

Esse controle diário do fluxo de caixa faz com que as organizações evitem ter gastos e prejuízos desnecessários, além de ficar mais fácil de criar um planejamento e de identificar oportunidades de crescimento.

Separe as finanças pessoais e da cooperativa

Como visto, misturar as finanças pessoais e a cooperativa é um erro comum. Em momentos de crise financeira, muitas vezes as pessoas recorrem ao próprio dinheiro para sanar as dívidas da organização.

Porém, é importante manter as finanças pessoais e as cooperativas totalmente desassociadas. Separe contas, cartões e extratos do negócio e faça reservas em momentos prósperos para épocas de dificuldades financeiras. Assim, é possível diminuir os riscos de confusões entre os caixas de Pessoa Física e Jurídica, e a própria organização consegue se sustentar em momentos de crise.

Tenha planos para inadimplência

Conhecer bem seus clientes e fornecedores é uma ótima maneira de manter a saúde financeira da cooperativa. É preciso saber quem são seus pagadores pontuais e quem tem dívidas com a organização, para avaliar quais clientes valem a pena manter na sua carteira.

Para isso, é possível criar cadastros que classifiquem os que pagam dentro do prazo, os que atrasam, os que estão inadimplentes e quanto cada um desses clientes representa do seu faturamento. Assim, fica mais fácil criar planos para lidar com a inadimplência.

Reserve parte das sobras para investimentos

Investir na cooperativa é sempre uma boa pedida para garantir que a organização se mantenha relevante no mercado. Porém, muitos gestores alegam que a inovação é inviável por falta de renda, ou acabam investindo o que não tem em novos recursos, comprometendo as finanças da coop.

Por isso, vale a pena reservar parte das sobras exclusivamente com esse intuito. Ter economias destinadas a investimentos garante a inovação dentro das cooperativas sem comprometer seu fluxo de caixa.

Analise seu custo bancário

É essencial avaliar constantemente a movimentação da conta da cooperativa, como as taxas de manutenção e anuidade de cartão corporativo, para saber se os custos bancários estão altos demais.

É comum que os bancos cobrem taxas automaticamente nas contas empresariais, sem que as pessoas entendam a necessidade de cada uma. Além disso, boa parte desses valores são negociáveis e podem ser melhor adaptados para a realidade da organização.

Tenha projeções para o futuro

Saber analisar o mercado para entender onde a cooperativa se encontra e em que posição pode chegar com seu desenvolvimento é uma habilidade fundamental de gestores financeiros. Esse tipo de projeção permite alinhar o faturamento da organização aos seus gastos e objetivos, e impede a falta de recursos para investimentos.

Cursos de capacitação financeira

Uma boa maneira de investir na maior eficiência da gestão financeira é apostar em cursos de capacitação financeira. O treinamento dos colaboradores responsáveis pela administração das finanças pode ser determinante para o sucesso da cooperativa.

A segunda edição do curso gratuito de gestão financeira do CapacitaCoop é um exemplo de material que consegue qualificar a administração de finanças, evitando cometer erros comuns. Com ele você aprende a traçar estratégias para captar recursos, diminuir custos, precificar seus produtos e equilibrar os gastos da cooperativa.

Adote ferramentas de gestão financeira

A gestão financeira lida com muitos números e dados e, portanto, precisa de precisão máxima para ser feita corretamente. Por sorte, existem ferramentas que auxiliam na organização e administração das finanças, tornando a tarefa mais fácil e eficiente.

A seguir, confira cinco plataformas que podem ajudar na gestão financeira das cooperativas!

App Sebrae

Esse é um aplicativo 100% gratuito criado pelo Sebrae que facilita alguns processos da gestão financeira, como controle de fluxo de caixa e emissão de boletos. Além disso, a plataforma conta com um assistente digital para tirar dúvidas e auxiliar no controle de pagamento dos boletos de MEI.

Oracle

A plataforma Oracle oferece o sistema Cloud, uma ótima opção para quem precisa organizar suas informações financeiras e garantir o acesso rápido e fácil. A plataforma oferece opções de gerenciamento que vão desde informações contábeis até relatórios estatísticos.

Conta Azul

O Conta Azul é bem popular no Brasil e seu grande diferencial é a associação com outras plataformas. Esse aplicativo auxilia na integração com outros serviços importantes para a cooperativa, como sistemas de pagamento e automação de marketing.

eGestor

Esse é um sistema simples de ser usado, mas que oferece diversas funcionalidades que agilizam as operações financeiras. A plataforma permite que você controle e realize o fluxo de caixa, a emissão de boletos e o controle das vendas.

Qipu

O Qipu oferece várias ferramentas que auxiliam na gestão financeira, como gestão de fluxo de caixa, controle de contas, relatórios em gráfico e até relatórios mensais enviados por e-mail. Ainda que exista uma versão gratuita desse aplicativo para download, é preciso assinar a versão paga para acessar todas as funcionalidades.

Conclusão: a importância de olhar para o futuro na gestão financeira

A gestão financeira é um aspecto de extrema importância para o desenvolvimento e a sustentabilidade de uma cooperativa. Uma questão fundamental quanto à administração de finanças é a elaboração de um planejamento. Para isso, é preciso cuidar do presente se mantendo atento ao futuro.

Pensando nisso, o InovaCoop desenvolveu um e-book sobre gestão ambidestra. O material aprofunda o conceito de ambidestria organizacional e ensina a melhor maneira de planejar o presente já pensando nos impactos futuros.