A análise de dados é uma ferramenta importante para tomar decisões de negócios há bastante tempo. No entanto, agora as cooperativas têm muito mais dados para trabalhar. Consequentemente, isso aumenta a precisão das análises para identificar oportunidades, mas também impõe algumas armadilhas.

Se feita de maneira correta, a gestão orientada por dados resulta em escolhas mais assertivas, na prevenção de falhas e até na redução de custos. Para isso, contudo, é importante saber como manejar esses dados e contar com pessoas qualificadas.

Neste artigo, veremos caminhos para tomar melhores decisões com base nos dados, ferramentas de apoio e dicas para transformar as informações em atitudes capazes de aprimorar processos nas cooperativas. Boa leitura!

Cinco passos para tomar decisões baseadas em dados

As tomadas de decisão norteiam uma organização e podem potencializar ou comprometer os resultados de uma cooperativa. Porém, em certos cenários, fazer escolhas pode ser uma tarefa difícil. Buscando sempre as melhores maneiras de superar desafios, existem algumas formas de facilitar a definição de algumas medidas.

Usar dados como base é uma forma de garantir escolhas mais assertivas. Com informações disponíveis para análise, fica mais fácil entender a situação e visualizar os próximos passos. Assim sendo, há algumas etapas a serem seguidas para garantir uma análise completa de dados, confira:

1. Defina objetivos e métricas adequadas

Antes de definir um caminho, é fundamental saber o destino. Por isso, estabelecer os objetivos da cooperativa é essencial para guiar as estratégias a serem adotadas e nortear as tomadas de decisão.

O uso de métricas eficientes e adequadas ao seu negócio também impacta na definição de medidas. Isso ocorre porque ter uma forma de mensurar os resultados e poder obter dados a partir deles, oferece uma noção do que funcionou ou não – e uma base para construir suas próximas decisões.

KPI: uma boa ferramenta de mensuração

O KPI, sigla para Key Performance Indicators (ou Indicadores-Chave de Desempenho, em português) é uma ótima maneira de medir o sucesso de iniciativas das cooperativas. Essas métricas são essenciais para avaliar a efetividade da execução do planejamento e ajudam a manter o foco em ações específicas. Elas permitem mensurar com precisão quais ações obtiveram os melhores resultados e, portanto, devem continuar recebendo investimentos.

Os indicadores de desempenho podem ser de vários tipos e servir diversos propósitos. Existem KPIs que focam em produtividade, qualidade, capacidade e até estratégia, por exemplo. O importante é identificar qual a melhor tática para seu negócio e gerenciar desde a aplicação até a análise de resultados.

2. Busque fontes confiáveis de dados

Basear as decisões em dados é uma ótima alternativa para medidas mais precisas. Porém, é importante se assegurar da origem e da qualidade das informações coletadas. De nada adianta fundamentar as escolhas em elementos imprecisos.

Contar com ferramentas de coleta de dados confiáveis é a melhor maneira de assegurar informações qualificadas. Dessa forma, é possível construir uma análise precisa em torno dos dados obtidos, que de fato irá impactar as decisões a serem tomadas.

3. Organize os dados adequadamente

Organizar as informações coletadas é outra questão importante para uma boa análise, que de fato impacta as escolhas feitas. Os dados devem ser dispostos de forma que permita total visualização e avaliação, de forma clara.

Manter todas as informações em um só lugar permite compreendê-las melhor e entender a interconexão que pode existir entre elas. Além disso, manter os dados organizados favorece o surgimento de insights durante a análise.

4. Faça a análise desses dados

Depois de obter, separar e organizar os dados, chegou a hora de analisá-los. É nesse momento que percepções serão extraídas das informações a fim de auxiliar na tomada de decisões.

Compartilhar os dados obtidos com outras partes do time é uma ótima estratégia nesta etapa. Muitas vezes algumas análises passam despercebidas e novas perspectivas podem ajudar no surgimento de novas ideias.

5. Tire conclusões com base nas informações obtidas

Com os insights obtidos na análise de dados, é possível tirar algumas conclusões e estruturá-las para uma apresentação formal dos resultados. Uma boa ponderação a ser feita é comparar o que já se sabia antes da avaliação e o que se descobriu com as novas informações.

Outra questão é pensar como as informações obtidas podem ajudar a alcançar os objetivos estabelecidos. Fazer essa reflexão é essencial para planejar os próximos passos visando alcançar as metas.

Dicas para tomar decisões baseadas em dados

Como visto, os dados podem auxiliar na tomada de decisões mais assertivas. Fazer escolhas fundamentadas em análises é não apenas mais efetivo como também funciona como uma porta de entrada para a cultura data-driven na cooperativa.

Pode haver algumas resistências quanto a adoção do processo decisório baseado em dados. Por isso, existem algumas dicas para tornar a escolha fundamentada em análises mais simples.

Conheça ferramentas de gestão de dados

Gerenciar seus dados significa organizá-los, para que fiquem prontos para o uso. Decisões fundamentadas em dados não preparados e analisados podem ser muito negativas para as organizações, já que apresentam referências enganosas.

Por sorte, para fazer a gestão dessas informações você pode contar com a ajuda de algumas ferramentas. Por isso, é importante conhecer conceitos como:

  • Data Science: a ciência de tratar a informação desde a sua coleta até a transformação de dado bruto em conhecimento relevante para a estratégia dos negócios da cooperativa.
  • Big Data: a quantidade massiva de dados disponíveis abre muitas possibilidades para as cooperativas, mas é essencial saber o que fazer com eles.
  • Data Lake: ferramenta útil para atividades que demandam o gerenciamento de grandes quantidades de dados, como análise de risco.
  • Storytelling com dados: comunicar dados é bastante complexo. Contar histórias por meio de dados é um caminho para transmitir informações para pessoas menos familiarizadas com o tema e os números em questão.

Construa uma cultura data driven

Ter uma cultura data-driven nada mais é do que ter uma organização orientada por dados. Portanto, ela é essencial quando se pensa em contar com a ajuda da análise de informações para a tomada de decisões da cooperativa.

Além de auxiliar no processo de escolhas, adotar esse modelo na cooperativa traz outros benefícios. Desde a otimização de custos até a prevenção de falhas, poder contar com a avaliação de dados acarreta em uma visão analítica da cooperativa como um todo.

Faça benchmarking com concorrentes

Focar nas ações e nas culturas implementadas na sua cooperativa é um ponto importante para tomar decisões. Porém, fazer benchmarking com os concorrentes pode ser também uma estratégia interessante para facilitar o processo de escolhas.

O benchmarking consiste em olhar para as organizações concorrentes para entender o que elas estão fazendo para obter sucesso. A partir dessa observação é possível adotar táticas similares, sempre adaptando para a realidade e os resultados buscados pela sua cooperativa. O Sistema OCB conta com uma plataforma de benchmarking para cooperativas.

Use plataformas para gerenciar e visualizar os dados

Para além da gestão de dados, existem também plataformas que auxiliam no gerenciamento e na visualização de informações. Softwares como o SAS, Tableau e Sisense são ótimos para auxiliar na organização e tornar a análise de dados mais simples.

A visualização de dados é uma das etapas mais importantes e difíceis de se aprender no processo decisório baseado em análises. Por isso, apostar em plataformas que auxiliem essa fase torna a experiência mais simples, ainda mais em períodos de adaptação.

Sucesso com dados: Unimed Sudoeste

Frente a necessidade de entender e controlar alguns processos organizacionais, a Unimed do Sudoeste, sediada em Vitória da Conquista, na Bahia, criou dashboards que mensuram indicadores de qualidade e produtividade.

Com base nos dados obtidos pela ferramenta, a cooperativa baiana tornou suas decisões mais assertivas e foi capaz de oferecer um feedback mais detalhado aos colaboradores. Além disso, uma melhor visualização dos processos permitiu uma maior compreensão das capacidades individuais de cada funcionário e da eficiência máxima que eles podem alcançar em suas atividades.

Evite usar métricas de vaidade

Já falamos sobre a importância de utilizar métricas e de mensurar resultados. Porém, vale lembrar que as métricas devem ser simples e claras, com entendimento fácil de qualquer um que as leia.

As métricas devem ser pensadas especialmente para as necessidades de cada organização e precisam ser organizadas para uma análise simples e eficiente. A ideia é ter um termômetro de resultados ou de produtividade que vá ajudar objetivamente na tomada de decisões da cooperativa – e não atrapalhar com informações confusas.

Conclusão: boas decisões baseadas em dados

Tomar decisões pode mudar o rumo da organização – para melhor ou para pior. Por mais que algumas vezes seja difícil fazer escolhas, existem ferramentas que podem auxiliar. Contar com a ajuda de dados é uma maneira de basear o processo decisório e torná-lo mais assertivo.

O AnuárioCoop é um exemplo de como informações podem gerar decisões baseadas em dados. “O AnuárioCoop é o banco de dados oficial do cooperativismo e orienta as decisões estratégicas do Sistema OCB para que o nosso movimento continue crescendo de forma contínua”, explica Guilherme Costa, gerente do Núcleo de Inteligência e Inovação do Sistema OCB.

Dada a importância de fazer escolhas fundamentadas em dados, o InovaCoop desenvolveu o guia prático “Como tomar decisões baseada em dados”. Nele, você pode aprender em detalhes como coletar e analisar dados, visando um processo decisório mais efetivo.