Diante de um cenário de constantes mudanças, recursos limitados e demandas iminentes, é necessário priorizar ações estratégicas que focam nas áreas de maior impacto da sua cooperativa. Para isso, é preciso estabelecer prioridades e, a partir delas, organizar recursos e tarefas.

Com as áreas e tarefas devidamente organizadas por prioridade, a gestão consegue reconhecer oportunidades e ficar alerta a possíveis riscos, minimizando o impacto ou até mesmo os evitando. Para isso, a cooperativa pode contar com uma ferramenta chamada de “quadro de prioridades”.

Vamos entender mais sobre a solução, sua importância e como aplicá-la? Boa leitura!

O quadro de prioridades: o que é e como funciona

Um quadro de prioridades é responsável por organizar tarefas, distribuindo-as mediante o nível de importância para o desenvolvimento de um projeto. O ponto interessante é que a ferramenta pode ser adaptada para qualquer área ou programa de sua cooperativa.

O tipo de quadro mais conhecido e utilizado é influenciado pela Matriz de Eisenhower, que consiste em classificar as tarefas de acordo com seu nível de urgência e prioridade, e dividi-las em quatro quadrantes:

  • Quadrante 1: Urgente e importante
  • Quadrante 2: Urgente e sem importância
  • Quadrante 3: Sem urgência e importante
  • Quadrante 4: Sem urgência, nem importância

Na prática, o quadro pode ser visualizado da seguinte forma:

Quando pensamos em urgência, estamos falando de tarefas que têm um prazo curto e que exigem atenção imediata. Já as atividades classificadas como importantes são essenciais a longo prazo, como relatórios mensais e planejamento.

Diante dessas classificações, o quadro de prioridades pode ser desenhado e colocado em prática. Assim, você e sua equipe têm uma visão do que deve ser feito imediatamente, o que pode ser agendado, as atividades que serão delegadas e as que podem ser excluídas, respectivamente.

Vale pontuar que o quadro de prioridades influenciado pela Matriz de Eisenhower é normalmente utilizado para:

  • Organizar e gerir projetos complexos;
  • Auxiliar na tomada de decisões;
  • Elaborar a rotina diária.

Por que é importante ter um quadro de prioridades

Além de organizar todas as tarefas de um projeto ou área da cooperativa, o quadro de prioridades também oferece outros benefícios. Diante de um planejamento claro e visual, é possível observar melhorias na comunicação e cooperação entre a equipe.

Outro ponto positivo da implementação do quadro de prioridades é a rapidez com que problemas e gargalos são identificados e resolvidos. Com uma clara separação de tarefas e priorização das atividades, a gestão e a equipe conseguem acompanhar o andamento do projeto e se atentar a possíveis adversidades.

Dicas para priorização de tarefas

O primeiro passo para ter um quadro de prioridades de sucesso é saber como priorizar as tarefas, as elencando por ordem de importância e urgência. E é claro que existem boas práticas e dicas que podem tornar esse processo ainda mais fácil e descomplicado. Vamos conhecê-las?

  • Faça uma lista: com uma infinidade de tarefas a serem entregues, é interessante listá-las. Além de evitar o esquecimento, a listagem auxilia na organização diária e gera motivação na equipe.
  • Atente-se aos prazos: para decidir o que deve ser feito primeiro, a equipe também deve considerar o prazo das tarefas. Com todas as atividades listadas, avalie as pendências e quanto tempo o time terá para concluí-las.
  • Elimine primeiro: uma alternativa para realizar uma priorização assertiva é preencher o quarto quadrante antes. Assim, você já sabe quais tarefas podem ser eliminadas, e quais precisam ser priorizadas.
  • Use esquemas visuais: para tornar a organização das tarefas ainda mais fácil, e garantir que os prazos sejam cumpridos, esquemas visuais podem ser uma ótima opção. A boa prática evita atrasos e garante que a equipe entenda as tarefas e as execute com qualidade.
  • Limite a quantidade de tarefas de cada grupo: não sobrecarregue a equipe e o quadro de prioridades com uma infinidade de tarefas a serem realizadas. Limitando o número de tarefas por quadrantes, o time evita a desorganização.
  • Faça revisões periódicas na lista: de tempos em tempos é imprescindível fazer revisões na lista de tarefas. Com atividades importantes em andamento, outras, que antes não eram prioritárias, acabam ocupando o topo da lista.

Quadro de prioridades no Diagnóstico de Negócios Assistido

O quadro de prioridades garante a organização de inúmeras áreas da cooperativa, afinal, separa as tarefas segundo a necessidade e urgência. Além de trazer diversos benefícios quando implementada, a ferramenta também é versátil.

No Diagnóstico de Negócios Assistido, do AvaliaCoop do Sistema OCB, o quadro de prioridades é influenciado pela matriz SWOT (FOFA). Diante dos itens elencados pela análise, dois quadros são desenhados: o quadro de amores e o de dores.

O quadro de amores consiste nas forças e oportunidades da cooperativa; já o de dores, as fraquezas e ameaças. A ferramenta é usada para identificar os itens que podem impactar a cooperativa de maneira positiva, ou negativa, e, consequentemente, o que deve ser priorizado.

Os quadros fazem parte da terceira fase do Diagnóstico de Negócios e estão interligados com as etapas anteriores e posteriores. Nas duas primeiras fases, você aprende como resgatar o histórico da cooperativa, e como adotar a análise SWOT, respectivamente. Conheça mais, acessando os links abaixo: