Não tem como fazer parte da economia moderna sem usar dados. A transformação digital é derivada da abundância de informações. Uma gestão data driven – ou seja, guiada por dados –  utiliza-os como aliados para que as tomadas de decisões sejam pautadas por informações complexas e assertivas.

O levantamento Data Never Sleeps, feito pela ferramenta de gestão de dados Domo, evidencia a espantosa proporção em que os dados são produzidos e compartilhados. Para se ter uma ideia, a cada minuto:

• 575 mil novas postagens são feitas no Twitter
• O Google realiza7 milhões de pesquisas
• Mais de 6 milhões de pessoas compram algo online
• Usuários do Instagram compartilham 65 mil novas fotos
• Internautas assistem a 694 mil horas de vídeos no YouTube

Com tanta informação disponível, o desafio é como tirar bom proveito delas. As cooperativas são atores fundamentais para o desenvolvimento da nova economia, compartilhada e descentralizada, e também têm muito a ganhar com a modernização da gestão.

Além disso, os dados da sua coop podem ter como resultado o Anuário do Cooperativismo! Confira os prazos e atualize as informações no Sou.Coop para participar.

Nesse artigo, você vai entender os benefícios da gestão data driven, ver como transformar dados em ações e ficar por dentro das tendências para o futuro do uso de informações. Boa leitura!

Por que usar dados na gestão?

A consultoria Deloitte acredita que a tomada de decisões baseada em dados faz parte do “novo normal” e será um dos legados da pandemia. Em relatório, a OCDE (Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico) argumenta que o aumento da produtividade no Brasil passa pela transformação digital.

Contudo, a transformação digital não pode se resumir à presença online, disponibilização de um aplicativo ou em campanhas de marketing. Os recursos provenientes dessa nova realidade têm muito a contribuir para as cooperativas como um todo e otimizar as práticas de gestão.

Cinco benefícios da gestão data driven

A adoção de uma gestão baseada em dados deriva, também, de um processo de transformação cultural. Lideranças, cooperados e colaboradores da cooperativa precisam entender a importância da inovação e manter a mente aberta para absorver novas práticas e recursos.

Boa parte do movimento de conscientização e aceitação para a gestão data driven está na compreensão dos benefícios que elas podem trazer à instituição. Diante disso, esses são cinco pontos positivos para a adoção da gestão baseada em dados:

1. Assertividade na tomada de decisões

Sem os dados, as decisões são motivadas pela experiência e instinto das lideranças e gerências. Esse modelo se mostra limitado, uma vez que decisões cruciais são tomadas com base em conceitos subjetivos e sensações puramente pessoais. Já os dados fornecem argumentos capazes de embasar escolhas sensíveis.

Tal fenômeno não fica só na teoria. Um estudo da Cognopia mostra que companhias que tomam decisões com base em dados têm uma probabilidade 19 vezes maior de serem lucrativas do que as administradas instintivamente.

2. Sinergia entre os setores da cooperativa

A qualidade das informações que vão guiar as decisões demandam uma cooperativa integrada, em que todos os setores se conectam. Não adianta ter uma miríade de dados coletados pelas diferentes áreas da cooperativa se eles não estão disponíveis para consulta de outros setores que podem tirar proveito deles.

Superando essa dificuldade, as lideranças terão como enxergar um horizonte mais amplo de como opera a organização e de que maneira diferentes setores podem trabalhar juntos. Além de analistas e gestores, a linha de frente das operações também se beneficia dos dados, otimizando tarefas do dia a dia.

3. Visão clara de desempenho e resultados

A manutenção de sistemas adequados para gerenciamento de dados possibilita o acesso a informações mais refinadas e complexas. Através delas, torna-se possível avaliar com maior acurácia e nuance os desempenhos e resultados da cooperativa.

Essa dinâmica e riqueza de informações facilita a obtenção de diagnósticos mais precisos de gargalos e pontos de preocupação na estrutura da instituição. Por outro lado, tais dados também apresentam onde estão boas oportunidades e sublinham o que a cooperativa está fazendo do jeito certo.

4. Otimização de custos

Derivando do item anterior, quando se tem um diagnóstico completo das forças e fraquezas na operação da cooperativa, o direcionamento de recursos fica mais efetivo. O processo de tentativa e erro, que consome recursos sem otimização, perde espaço.

A sinergia também afeta este fator, uma vez que uma visão ampla dos gastos da cooperativa facilita a identificação de pontos em que é possível reduzir custos operacionais. Por outro lado, o investimento em prol do crescimento também fica mais certeiro.

5. Prevenção de falhas

Os dados conseguem denunciar falhas de forma antecipada nos processos da instituição, melhorando as políticas de prevenção de erros. Informações complexas facilitam a observação de gargalos e pontos falhos que, de outra forma, são muito difíceis de enxergar.

Elementos e aplicações da gestão data driven 

A execução da gestão data driven passou a ser possível a partir da coleta massiva de dados. Não é à toa que dados são considerados o novo petróleo, devido ao seu valor e importância para a economia digitalizada.

O Big Data deriva desse novo contexto de informações abundantes. E eles estão ficando cada vez mais numerosos, conforme o poder de armazenamento e processamento computacional cresce. A Oracle, big tech especializada em soluções para bancos de dados, aponta que o big data é composto por três “Vs”:

1. Volume
2. Velocidade
3. Variedade

Os dados são empregados em ferramentas de tratamento e análise. Um dado cru não é a mesma coisa que uma informação. Ferramentas que se abastecem do big data são, por exemplo:

• Inteligência artificial: capacita as máquinas a realizarem tarefas similares a como os seres humanos fariam, em diferentes níveis de complexidade. Os padrões, obtidos a partir do tratamento de um banco de dados, vão servir de base às ações e decisões.
• Machine learning: trata-se de habilitar um computador a aprender conceitos e padrões por conta própria, a fim de encontrar soluções e municiar decisões informadas, por meio de análises e observações do big data. Ela ajuda a automatizar processos repetitivos, sem deixar de levar em conta nuances e contextos que afetam a decisão.

Um processo que une tecnologia e pessoas

A migração de uma cooperativa para o modelo de gestão data driven é multifatorial, passando tanto pelas tecnologias quanto pelos humanos.

A consultoria McKinsey argumenta que é grande o desafio para os responsáveis pela gerência de tecnologia da informação de uma organização em transição para se tornar data driven. Existe dificuldade em manter bancos de dados antigos ao mesmo tempo em que novas soluções são implementadas.

O material elaborado pelo Panorama Positivo também dá destaque à necessidade de investimentos em infraestrutura. A obtenção de serviços adequados para coletar, armazenar, processar e analisar dados tem que ser feita de forma criteriosa, atendendo as demandas de cada cooperativa.

Transformação cultural

Entretanto, a tecnologia é só uma ferramenta. Quem exerce a gestão data driven de fato são as pessoas. Por isso, uma cooperativa que pretende guiar suas decisões pelos dados precisa, primeiro, desenvolver a mentalidade para tal.

Transformar uma cultura enraizada pode se mostrar uma tarefa complicada e gradual. No Harvard Business Review, o gestor de análise de dados David Waller listou dez passos para criar uma cultura data driven. São eles:

1. A cultura data driven deve começar bem no topo: os líderes devem ser os primeiros a adotar soluções baseadas em dados, guiando os colaboradores pelo exemplo.
2. Selecione métricas com cuidado e astúcia: mensurar desempenho por métricas erradas pode causar danos. Dados precisam ser analisados e parametrizados atenciosamente.
3. Não isole seus cientistas de dados: os profissionais que vão manejar a obtenção e o tratamento dos dados precisam estar integrados a todas as áreas da cooperativa.
4. Solucione problemas no acesso de dados de forma rápida: as informações devem sempre estar disponíveis para uso quando necessárias, criando uma rotina de consulta.
5. Quantifique as incertezas: mesmo na análise de dados, não existem verdades absolutas. As margens de erro precisam ser levadas em conta nas decisões.
6. Faça provas de conceito simples e robustas, em vez de complicadas e frágeis: muitas ideias boas, mesmo as surgidas pela análise de dados, não se sustentam na prática – daí a importância de testes bem feitos.
7. Treinamento especializado deve ser realizado na hora certa: não adianta treinar os colaboradores em ferramentas de análise de dados com muita antecedência. O que não é praticado acaba sendo esquecido.
8. Use a análise de dados para ajudar os colaboradores, e não só os clientes: dados são muito úteis para marketing e vendas, mas também cumprem um papel importante na gestão de pessoas.
9. Disposição para trocar flexibilidade por consistência – ao menos em curto prazo: utilizar fontes e serviços diferentes pode gerar conflito de informações e inadequação entre dispositivos.
10. Crie o hábito de explicar escolhas feitas após análise: os dados podem ser interpretados de formas diferentes, não existe sempre uma “resposta certa”. Raciocinar quais são os motivos de uma decisão ajuda a dar consistência a ela.

Transformando dados em ações

Uma gestão só passa a ser data-driven quando o big data se concretiza na forma de ações. No relatório 10 Ways To Turn Data Into Actionable Insights, a Domo explica como empregar os dados nas tomadas de decisões dentro de uma organização.

Algumas das dicas são:

• Media Mix Modeling: por meio de um modelo econométrico usado para compreender diferentes variáveis relacionadas a uma situação. Essa técnica pode ser usada para compreender como as campanhas dos concorrentes estão afetando o desempenho dos negócios na sua coop. Esse diagnóstico ajuda a tomar atitudes para reverter os danos.
• Planejamento de recursos: ferramentas de visualização de dados facilitam a compreensão de gargalos que podem estar prejudicando a operação da organização. Tais informações aceleram o processo de tomada de decisão.
• Performance de vendas: atualmente, as áreas comerciais possuem uma gama muito grande de dados que podem revolucionar as estratégias de vendas. Com essas informações, é possível traçar perfis mais completos, precisos e complexos dos clientes, de forma a elaborar estratégias de relacionamento mais efetivas.
• Detecção de fraudes e monitoramento: utilizando o machine learning, processos críticos, como detecção de fraudes, podem ser automatizados, resultando em um melhor desempenho. O big data permite enxergar padrões de comportamento e, consequentemente, perceber dessincronias que podem indicar fraudes.
• Gestão de pessoas e retenção de talentos: com os dados, os gestores podem avaliar com mais profundidade conhecimentos, competências, expertises e déficits de seus colaboradores. Assim, é possível avaliar talentos subaproveitados e ajudá-los num processo de crescimento.

Montando equipes com dados: o RH data driven

A gestão data driven também tem seu espaço durante o processo de montagem de equipes. Pesquisa feita pelo site de recrutamento InfoJobs aponta que 61% dos profissionais de RH já usam dados para tomar decisões. Mais ainda: 95,5% dos entrevistados acreditam que a análise de dados tem alto grau de importância para análises feitas pela área.

A consequência dessa tendência é que os processos de seleção ficam mais longos e passam a ser compostos por mais processos. Além dos tradicionais testes de competência, também é um foco grana na análise de encaixe do profissional à cultura da instituição.

Na prática, as decisões tomadas pelos profissionais responsáveis pelo RH ficam mais assertivas, uma vez que não dependem somente de percepções subjetivas. Os dados também reduzem a rotatividade de colaboradores, já que as contratações vão ser mais ricas na avaliação de encaixe do profissional aos princípios da cooperativa.

Conclusão: o futuro da gestão data driven

O avanço das novas tecnologias não dá sinais de que vá parar – pelo contrário, a tendência é de que continue acelerando cada vez mais. As organizações do futuro terão de ser, inevitavelmente, otimizadas e digitalmente transformadas.

Pensando no prazo de 2025, a Deloitte, então, fez um exercício para prever como será uma instituição data driven em um futuro próximo. Segundo a consultoria, essas são as sete características que vão definir as novas gestões baseadas em dados:

1. Dados serão parte de todas as decisões, interações e processos
2. Dados vão ser processados e entregues em tempo real
3. Armazenamento de dados flexíveis permitirão a integração de informações prontas para usar
4. Modelos de operação de dados os tratarão como produtos
5. O papel do chief data officer será expandido e vai gerar mais valor
6. Ecossistemas baseados em dados vão ser a norma
7. Gestão de dados ganhará prioridade e automação em prol da privacidade, segurança e resiliência

Tempo de mudanças

Lidar com dados não é tarefa fácil, ainda mais com um forte movimento em prol da privacidade de dados pessoais, que culminou, no Brasil, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O futuro aponta para uma demanda pela obtenção ética dos dados, e a regulamentação já começa a andar por esse caminho.

O cooperativismo tem muito a ganhar ao integrar a inovação, ainda mais em um mundo que passa por transformações constantes em uma economia altamente dinâmica. A abundância de dados representa a constante revolução tecnológica e abastece novas tecnologias, conceitos, técnicas e culturas – como a gestão data driven.

Diante de todas essas transformações, não se esqueça de acessar o SouCoop e atualizar os dados da sua cooperativa para o Anuário de 2022! Esse é um dos muitos produtos que o cooperativismo terá com uma gestão orientada a dados